Guide des associations

Les demandes de subvention se font en ligne, via la page Vie associative.

Après la date de clôture de réception des dossiers de demande de subvention, la mairie se réserve le droit de ne pas traiter les demandes hors délais.

L’attribution des créneaux récurrents

Fin mai, le service Vie associative demande aux associations d’indiquer les créneaux désirés (salle + horaires) ainsi que l’activité pratiquée. Ces informations doivent être transmises dans les délais impartis, pour que les agents puissent ensuite attribuer les différents créneaux.

En cas de doublon entre deux associations, un arbitrage sera réalisé en présence du responsable de la vie associative, des élus au sport et à la vie associative, et des représentants des associations concernées.

L’attribution de créneaux ponctuels

1. Demande par mail, par courrier ou via le formulaire de contact du site.
2. Signature de la convention de mise à disposition et règlement de la réservation.
3. Vérification des assurances à jour et remise du chèque de caution.
4. Validation de la réservation.
5. Remise des clés en mairie.

Toute manifestation qui se déroule sur le territoire de la commune doit faire l’objet d’une demande d’organisation de manifestation.

Ce document est accessible en ligne ou peut être retiré à l’accueil de la mairie.

Pour organiser une manifestation ponctuelle dans une salle municipale, vous devez contacter la mairie. Le service gestionnaire de la salle vérifiera qu’elle est disponible et vous informera sur les conditions d’accès (certaines sont soumises à une tarification), le matériel disponible et les activités qui peuvent y être organisées.

La réservation de la salle ne pourra être validée qu’une fois le dossier complété :

• Règlement et contrat signés
• Assurances à jour
• Chèque de caution remis

La ville d’Argentré-du-Plessis peut apporter un soutien matériel aux associations qui organisent des manifestations.

Sous conditions, les associations peuvent bénéficier de la mise à disposition de matériel (tables, chaises, grilles, barrières Vauban…) mais aussi du déploiement de branchements électriques, du prêt de vaisselle…

Afin de faciliter vos démarches, une fiche de recueil des besoins vous permet de décrire votre manifestation et les différentes activités envisagées, de préciser les installations que vous voulez mettre en place et de lister le matériel dont vous allez avoir besoin.

Il convient de prendre contact avec votre référent municipal le plus tôt possible, et en tout état de cause au moins quatre mois avant la date de votre manifestation afin d’envisager les démarches administratives.

La vente d’alcool est interdite sur le territoire de la commune. Toutefois le maire peut accorder des dérogations provisoires d’ouverture de buvettes aux associations sous la forme d’arrêtés de débit de boissons temporaires. L’association peut alors vendre (ou offrir) des boissons sans alcool et des boissons faiblement alcoolisées (boissons fermentées non distillées). On parle respectivement de boissons du 1er groupe et du 3ème groupe.

Le document de demande d’autorisation d’ouverture de buvette temporaire est accessible en ligne ou à l’accueil de la mairie.

Faire une demande de débit de boisson temporaire

Une demande doit être effectuée dès lors que votre buvette est librement accessible au public.

Ainsi, si l’accès à la buvette est soumis à condition (par exemple, réservé aux seuls adhérents) ou si les boissons sont exclusivement sans alcool, la demande n’est pas nécessaire.

À noter : le fait que la manifestation ne se déroule pas dans un lieu public n’influe par sur l’obligation ou non de faire une demande préalable. Seul compte le caractère librement accessible ou non de la buvette.

Quelle durée pour un débit de boisson temporaire ?

Le débit de boisson temporaire ne peut excéder les horaires de la manifestation pour laquelle il a été demandé. Ainsi, pour une manifestation ouverte au public de 18h à 22h, la buvette ne pourra fonctionner que pendant ces horaires.

Affiches et banderoles

Pour faire la publicité d’un événement que vous organisez, vous pouvez afficher des banderoles ou des affiches à différents endroits de la commune. Pour cela, vous devez compléter la demande d’autorisation d’affichage et la déposer à l’accueil de la mairie au minimum 15 jours avant la date de la manifestation.

Les banderoles et affiches ne peuvent être posées plus de 15 jours avant la manifestation, et doivent être retirées dans les 72h qui suivent.

Panneau lumineux

Envoyez un mail au service communication comprenant uniquement les informations pratiques de votre événement :

• Nom de l’événement
• Date
• Lieu
• Horaires
• Numéro de téléphone ou adresse mail (facultatif)

Bulletin municipal

Un mail vous est envoyé plusieurs semaines avant la parution du bulletin municipal pour vous demander de transmettre les éléments à publier. Une date limite d’envoi est indiquée dans ce mail, merci de la respecter.

Vous pouvez également envoyer une photo pour illustrer l’article. Dans ce cas, préférez un envoi en pièce jointe ou par un lien de transfert plutôt qu’insérer la photo dans un document Word ou PDF, afin qu’elle soit de qualité suffisante.

Le service communication se réserve le droit de reformuler votre texte pour les besoins de la mise en page.